Een Creatief Event Strateeg… Wat doet zo iemand nou eigenlijk? Als ik op het schoolplein vertel dat ik freelance conceptontwikkelaar bent of creatief event strateeg, dan zorgt dat nog wel eens voor vragende blikken. Als ik vervolgens uitleg dat ik het ‘creatieve concept’ bedenk voor zakelijke evenementen (in mijn geval), dan gaat er vaak nog steeds niet echt een belletje rinkelen.
Als freelance eventmanager had ik dat probleem niet. Bij eventmanager kan iedereen zich wel iets voorstellen. Mensen snappen dat je in zo’n geval degene bent die een evenement organiseert (even de grootte en aard van het evenement daar gelaten).
In dit artikel ga ik je uitleggen wat een Creatief Event Strateeg nou precies doet. Laten we daarvoor eens beginnen bij wat een creatief concept eigenlijk precies is.
Wat is een creatief concept?
De organisatie van een evenement kent verschillende fasen. Ik zelf maak onderscheid tussen de verkenningsfase, de creatiefase, de planningsfase, productiefase en de evaluatiefase.
In de creatiefase wordt het creatieve concept ontwikkeld. Dit is een creatief plan, gebaseerd op een soort thema (ook vaak ‘haakje’ genoemd). Dit haakje komt voort uit alle informatie die gedurende de verkenningsfase is verzameld. Denk hierbij aan de doelstellingen van het evenement, de doelgroep, maar ook bijvoorbeeld merkwaarden, voorwaarden, actualiteiten en budget. Het creatieve concept is het sausje, de rode draad, de achterliggende gedachte die past bij bovenstaande punten en waaraan je alle onderdelen van het evenement kunt ophangen; de branding, de e-mails, het programma, de aankleding, de catering… Het is als een soort thema, maar dan met een dieper laagje.
Hieronder geef ik je 2 voorbeelden van een creatief concept. Het gaat namelijk verder dan een thema.
Een ‘Fout & Goud feestje kan iedereen organiseren, maar het krijgt pas écht lading als er een reden achter zit waarom je als bedrijf voor dit thema kiest. Is jouw doel om je medewerkers mee te geven dat ze meer experimenteel te werk moeten gaan en dus fouten mogen maken? Dan is dit misschien wel top!
1001 Nacht als je met je medewerkers wilt vieren dat je je als bedrijf in het Midden Oosten gaat vestigen? Geweldig! Helemaal als je dit thema doorvoert tot in de puntjes. Met arabische hapjes, artiesten, entertainment, de aankleding, maar ook de communicatie vooraf.
Maar zonder dit soort achterliggende gedachten, is het niet meer dan een ‘plat’ themafeestje.
Het creatieve concept dient als een kompas en helpt je om tijdens de organisatie keuzes te maken die uiteindelijk tot een kloppend geheel leiden. Als een soort kaders waarbinnen je bijvoorbeeld sprekers en workshops selecteert, zodat ze uiteindelijk bijdragen aan de doelstelling van het evenement. Dit maakt dat je evenement gaat voelen als een kloppend geheel, dat het betekenis krijgt en diepgang. En voor jou als organisatie scheelt het je tijd, geld en discussies.
Wat doet een Creatief Event Strateeg?
Als creatief event strateeg ben ik degene die het creatieve concept bedenkt. Ik ben degene die allereerst in gesprek gaat met de klant om vooral heel veel vragen te stellen en de doelstellingen, merkwaarden en voorwaarden van het event helder te krijgen. Met die informatie ga ik aan de slag en creëer ik met behulp van creatieve technieken een kloppend, haalbaar event concept, dat vervolgens georganiseerd kan worden door een projectmanager of eventmanager.
Intake
Hierbij vat ik eerst de briefing nog een keer samen om met de klant te checken of ik de briefing goed heb begrepen. Ik benoem de belangrijkste doelstellingen, maak deze SMART, benoem de doelgroep en belangrijke voorwaarden voor het evenement.
Visie
Het concept begint vaak bij een visie; een idee over hoe we de doelstellingen het beste kunnen bereiken. Dit kan een idee zijn over de vorm van het evenement, maar ook juist een idee over de inhoud.
Brainstorm
Vanuit hier ontwikkel ik een concept. Soms popt dit al op in de auto op de terugweg van de briefing en soms komt dit tot stand in een brainstorm met anderen. Om tot inspiratie te komen, bezoek ik regelmatig evenementen, beurzen en houd ik ontwikkelingen in de markt online in de gaten.
Rationale
Om de link tussen de briefing en het concept te leggen, schrijf ik een rationale. Dit is een kort, pakkend stukje tekst dat uitlegt waarom het concept zo goed past bij de briefing van het evenement. Het geeft eigenlijk mijn gedachtengang weer aan de opdrachtgever.
Visueel
Bij het concept ontwikkel ik vaak ook een visueel beeld. Dit kan een eventlogo zijn, een complete branding, een moodboard of een goede plaat die de sfeer van het event goed vertaalt. Hierbij werk ik samen met designers en andere creatieven.
Event Journey
Vervolgens is de taak van de Creatief Event Strateeg om een event journey te creëren. Dit is de doorvertaling van het concept naar een concreet evenement met een uitnodigingstraject, een locatie, invulling van het programma, catering, entertainment etc. In de journey wil je op zoveel mogelijk punten het concept verwerken, zodat een kloppend plaatje ontstaat.
Een haalbaar plan
Bij het creëren van dit plan, houd ik uiteraard de kosten goed in gedachten, zodat de dingen die ik bedenk ook wel haalbaar zijn voor het beschikbare budget. Vaak maakt een projectmanager een begroting bij mijn plan, zodat ik me kan focussen op de creatieve invulling.
Presenteren
Dit complete plan giet ik in een visueel aantrekkelijke presentatie die ik geef bij de klant. Soms vindt er nog een feedbackronde plaats, waarna ik het concept nog een beetje aanpas.
Overdracht
Als alles akkoord is bevonden door de klant, draag ik het project over aan een event/projectmanager die het plan ook daadwerkelijk gaat uitvoeren.
Conceptbewaking & sparringpartner
Ik blijf op de achtergrond meestal aangehaakt om het concept te bewaken en om te kunnen sparren met de projectmanager wanneer er tijdens de organisatie nog creatieve keuzes gemaakt moeten worden.
Pitchen
Als Creatief Event Strateeg moet je ook regelmatig pitchen tegen andere evenementenbureaus.
Waar werkt een Creatief Event Strateeg?
Als Creatief Event Strateeg werk je meestal voor een evenementenbureau. Evenementenafdelingen bij bedrijven hebben meestal geen vaste conceptontwikkelaars of Creatief Event Strategen in dienst, omdat ze liever de tijdelijke expertise inhuren van een evenementenbureau en niet voldoende werk hebben om hier iemand vast op te zetten.
Ik werk als freelance Creatief Event Strateeg ook voornamelijk in opdracht van Evenementenbureaus die met een tijdelijk tekort aan capaciteit of expertise kampen. Ook werk ik wel eens samen met freelance eventmanagers die zich liever focussen op het logistieke stuk en het creatieve stuk willen uitbesteden. Door MKB bedrijven word ik ook nog wel eens rechtstreeks ingehuurd voor een creatief event concept, maar dit loopt dan vaak wel via een projectmanager die bij de intake merkt dat hier behoefte aan is.
Hopelijk geeft dit een beter beeld van wat je zoal doet als Creatief Event Strateeg, Heb je hier nog vragen over, schroom dan niet om contact met me op te nemen.
